Certificeringsprocessen for systemcertificering

Hvordan foregår certificeringen – en orienterende beskrivelse

1. Certificeringsområder

FORCE Certification A/S er akkrediteret af DANAK, Den Danske Akkrediterings- og Metrologi Fond DANAK (medlem af European Accreditation–EA) til certificering iht.

  • DS/EN ISO 3834-2, -3 og -4 (Reg.nr. 7008)
  • DS/EN ISO 9001 (Reg.nr. 5008)
  • DS/EN ISO 14001 (Reg.nr. 6005)
  • DS/OHSAS 18001 og BEK nr. 1191 af 9. oktober 2013 (Reg. nr. 6504)
  • DS/EN ISO 22000 (Reg. nr. 5008)
  • Måleinstrumentdirektivet MID, modul D og E (Reg. Nr. 5008)
  • Trykudstyrsdirektivet PED, modul D, D1, E og H (Reg. Nr. 5008)
  • Direktivet for ikke-automatiske vægte NAWI, bilag II, pkt. 2 (Reg. Nr. 5008)
  • Arbejdstilsynets BEK 100 af 31/01/2007 (Reg. Nr. 5008).

FORCE Certification er udpeget som bemyndiget organ til at udføre certificering i h. t. Europæiske Direktiver, se Om FORCE Certification A/S.
Grundlaget for FORCE Certification’s arbejde med certificering af systemer/processer er Økonomi- og Erhvervsministeriets lov om erhvervsfremme og tilhørende bekendtgørelser, herunder specielt kravene i DS/EN ISO/IEC 17021 og DS/EN 45011 (hvor produktet er en proces).

Certificeringerne baseres på den engelske tekst i standarderne.

2. Ansøgning og information

Diagram over certificeringsforløbet.

Virksomheder som ønsker certificering, skal være opmærksom på, at en certificering indenfor den 3-årige aftaleperiode altid skal opfylde kravene angivet i de gældende standarder, akkrediteringskrav og guidelines. Når disse krav ændres, skal virksomheden implementere reglerne indenfor den i standarden/guidelinen fastsatte tidsfrist, for at opretholde certificeringen.

Sådanne ændringer kan også betyde, at den indgåede certificeringsaftale skal ændres.

FORCE Certification A/S vil meddele virksomheden omkring disse ændringer når vi selv er blevet bekendt hermed.

2.1 Ansøgning om certificering

Virksomheden udfylder FORCE Certification A/S’s spørgeskema, som skal indeholde de nødvendige oplysninger for vurdering af certificeringens omfang og legale krav, som virksomheden er underlagt. Spørgeskemaet sendes til FORCE Certification A/S, der herefter fremsender prisoverslag på certificering inklusiv overvågningsbesøg, til signering. Dette udgør herefter den formelle certificeringsaftale inclusive FORCE Certifications almindelige betingelser samt vore specielle betingelser for certificering af systemer ABC-Sys. En certificeringsansvarlig og et auditteam udpeges blandt personale godkendt af FORCE Certification A/S under hensyn til kompetence og eventuelle særlige forhold (bl.a. upartiskhed) for den aktuelle certificeringsopgave. Herudover kan deltage observatører (interne auditorer eller auditorer under oplæring) fra FORCE Certification A/S. Personalet præsenteres for virksomheden, som har mulighed for at gøre begrundet indsigelse mod valget.

I forbindelse med DANAK akkrediteret certificering skal virksomheden være opmærksom på, at FORCE Certification A/S er forpligtet til, på begæring, at give DANAK alle nødvendige oplysninger til brug for dets tilsyn med akkrediteringen, herunder oplysninger om takster og timepriser samt disses kalkulationsgrundlag.
Endvidere, at FORCE Certification A/S er forpligtet til at modtage tilsyns­besøg fra DANAK, og at virksomheden skal acceptere, at et tilsynsbesøg kan omfatte FORCE Certification’s akkrediterede aktiviteter hos virksomheden, d.v.s. deltagelse i auditering m.v. af virksomheden.

2.2 Informationsmøde

For at sikre opbakning i virksomheden kan startsignalet til projektet gives til den bredest mulige forsamling, f.eks. ved et møde, hvor FORCE Certification A/S introduceres.

Informationsmødet består normalt af:

  • præsentation af FORCE Certification A/S
  • orientering om certificeringsprocessen
  • præsentation af virksomheden
  • møde med virksomhedens ledelse vedr. spørgsmål i forbindelse med certificering

2.3 Myndighedskrav

I forbindelse med certificering skal FORCE Certification A/S sikre, at virksomheden før fase 2 besøget (se nedenfor) har indhentet information fra relevante myndigheder vedrørende aftaler og udestående forhold, der kan være relevante for certificeringen.

Virksomheden skal i forbindelse med fase 2 besøget kunne fremlægge dokument(er), som vedrører eventuelle aftaler, autorisation, godkend­elser, påbud, forbud, tilsynsresultater og even­tuelle udestående forhold, der er relevante for certificeringen.

3. Indledende certificeringsbesøg

Certificeringsprocessen gennemføres sædvanligvis i to faser, fase 1 og fase 2.

3.1 Fase 1 – Præaudit

Formålet med fase 1 er:

  • afklaring af ledelsessystemets omfang (organisatorisk/fysisk)
  • at sikre, at virksomheden har planlagt ledelsessystemet i overensstemmelse med krav herunder, at ledelsessystemet er dokumenteret i overensstemmelse med krav
  • etablering af grundlag for planlægning og gennemførelse af fase 2, herunder fastlæg­gelse af krav til auditteamets kompetence

Fase 1 omfatter en gennemgang af system­dokumentationen og normalt et besøg hos virksomheden. I særlige tilfælde kan fase 1 gennemføres uden besøg hos virksomheden.

Fase 1 besøget rapporteres til virksomheden med angivelse af eventuelle afvigelser, bemærkninger, problemområder og forbedringsområder. Korrektioner/ korri­gerende handlinger skal være behandlet og lukket af virksomheden før fase 2 besøget.

Senest 14 dage før tidspunktet for fase 2 besøget modtager virksomheden en plan for gennem­førelse af fase 2 besøget.

3.2 Fase 2 – Certificeringsaudit

Formålet med fase 2 certificeringsaudit er at bedømme:

  • om virksomhedens ledelsessystem er indarbejdet i overensstemmelse med krav
  • om virksomhedens ledelsessystem kan realisere virksomhedens politik og målsætninger

Virksomheden har pligt til:

  • at forsyne auditteamet med informationer som gør det muligt at bedømme, om virksom­hedens ledelsessystem er dokumenteret i overensstemmelse med krav
  • at give auditteamet adgang til faciliteter, personale og registreringer, således at teamet kan verificere, at virksomhedens system er indarbejdet og vedligeholdt
  • at samarbejde med auditteamet ved behandling af afvigelser.

Auditbesøget gennemføres i overensstemmelse med FORCE Certification A/S’s procedurer og vil indeholde følgende elementer:

  • indledende møde med virksomhedens øverste ledelse for at bekræfte gyldighedsområdet for certificeringen og at tydeliggøre rapporte-ringsmetoden. Mødet kan omfatte en kort
    rundvisning på virksomheden, hvis dette ikke tidligere har fundet sted. På mødet deltager de guider, der skal ledsage auditorerne
  • gennemgang af systemet, herunder identifikation af eventuelle afvigelser og bemærkninger
  • afsluttende møde, hvor auditresultater præsenteres for virksom­hedens øverste ledelse

På det afsluttende møde vil ledende auditor:

  • præsentere auditresultater – herunder positive observationer, eventuelle afvigelser, bemærkninger og forbedringsområder – med henvisning til krav
  • drøfte behovet for eventuelle korrektioner/korrigerende handlinger med virksomheden
  • præsentere forslag til tidsramme for behandling af eventuelle afvigelser / bemærkninger

Rapportering modtages hos virksomheden senest to uger efter fase 2 besøget.

3.3 Afvigelser, bemærkninger og problemområder

Dokumentation for eventuelle afvigelser, bemærkninger og problemområder modtages af virksomheden ved afsluttende møde.

Dokumentation for virksomhedens behandling af rejste afvigelser/bemærkninger/problemområder fremsendes til FORCE Certification A/S i h. t. fastlagt tidsramme – maksimalt 90 dage.

Det kan forekomme, at FORCE Certification A/S må gennemføre opfølgende besøg på virksom­hedens anlægsområde med henblik på verifikation af korrektioner/korrigerende handlinger.

Korrektioner/korrigerende handlinger verificeres af FORCE Certification A/S således

  • Fase 1 besøg: Verifikation før fase 2 audit
  • Fase 2 besøg: Verifikation før sagsverifikation og certifikatudstedelse
  • Overvågningsbesøg: Verifikation inden for 90 dage
  • Recertificeringsaudit: Verifikation før sagsverifikation og certifikatudstedelse

Korrektioner og korrigerende handlinger skal være gennemført og verificeret inden for 90 dage efter afvigelser,  bemærkninger eller problemområder er rejst af FORCE Certification.

Hvis verifikation ikke kan gennemføres inden for 90 dage forbeholder FORCE Certification sig ret til at gennemføre ny bedømmelse, som kan omfatte besøg på virksomhedens anlægsområde.

3.4 Udstedelse af certifikat

Efter gennemførelse af fase 2 besøg og virksom­hedens tilbagemelding vedrørende behandling af eventuelle afvigelser og bemærkninger, indstiller ledende auditor til den certificeringsansvarlige, at FORCE Certification A/S udsteder certifikat. Efter den certificerings­ansvarliges verifikation udstedes certifikat til virksomheden.

Certifikatet omfatter bl.a. oplysninger om gyldighedsområde samt udløbsdato. Af bilag til certifikatet fremgår terminer for planlagte overvågningsbesøg, se punkt 4 –  Overvågnings­besøg.

3.5 Grøn Smiley med krone

Et gyldigt arbejdsmiljøcertifikat (OHSAS 18001/BEK 87 eller BEK 923 eller BEK 1191) udstedt under akkreditering, giver mulighed for at opnå en ”Grøn Smiley med krone” på Arbejdstilsynets hjemmeside.

FORCE Certification A/S er behjælpelig med information til Arbejdstilsynet om status for et arbejdsmiljøcertifikat, såfremt kunden måtte ønske det. Der udarbejdes skriftlig aftale mellem kunden og FORCE Certification A/S om underrettelse til Arbejdstilsynet, hvis et udstedt certifikat er suspenderet, trukket tilbage eller er udløbet. Kopi af aftalen meddeles Arbejdstilsynet sammen med kopi af det gældende certifikat.

3.6 Virksomhedens systemdokumentation

Virksomhedens systemdokumentation bedømmes i forbindelse med fase 1 og fase 2 besøgene.

Dokumentationen kan kræves fremsendt til FORCE Certification A/S før besøgene.

Systemdokumentationen kan fremsendes som papirformat, via CD-rom, via adgang til virksomhedens intranet eller på anden måde.

Af bilaget til certifikatet vil fremgå en reference til den identificerbare systemdokumentation.

Opbevaring og ajourføring af system­dokumentationen i henhold til krav (fx MID, arkivering i 10 år) påhviler virksomheden.

En oversigt over udgåede systemdokumenter skal vedvarende være underlagt gældende dokument­styring i virksomheden.

3.7 Multiple sites

FORCE Certification A/S tilbyder certificering efter multiple sites (multi-site) princippet med reduceret besøgsomfang.

Forudsætninger er, at virksomhedens:

  • aktiviteter styres af ét ledelsessystem som dækker flere ensartede anlægsområder
  • ledelsessystem administreres og auditeres centralt
  • ledelsessystem er underkastet central ledelsesevaluering
  • anlægsområder (alle) er blevet auditeret i overensstemmelse med den interne auditprocedure

Besøgsomfanget fastlægges efter anerkendte retningslinier (IAF MD 1:2007), herunder at:

  • anlægsområder udvælges tilfældigt (random) blandt ikke tidligere besøgte anlægsområder
  • hovedkontoret besøges hver gang
  • for arbejdsmiljøcertificering: Alle anlægsområder tilstræbes besøgt inden for en rimelig periode, fx 1-2 certifice­ringsperioder (6 år)

Eventuelle afvigelser eller bemærkninger som identificeres på ét anlægsområde behandles på alle berørte anlægsområder omfattet af certificeringen.

Såfremt der er indgået certificeringsaftale gæld­ende for en periode på 3 år i henhold til multiple sites princippet, og virksomheden efter fase 2 besøget ønsker at fravælge et eller flere anlægs­områder, som eventuelt ikke kan imødekomme krav, bortfalder den gældende certificeringsaftale. Der kan efterfølgende etableres fornyet certifice­ringsaftale på det ændrede grundlag med fornyet certificeringsproces som resultat.

4. Vedligehold af certificering

4.1 Overvågningsbesøg

Gyldigheden af certifikatet forudsætter, at virksomheden til enhver tid arbejder i overens­stemmelse med politikken, system­dokumen­tationen, systemkrav, kontraktlige krav samt eventuelt legale bestemmelser. FORCE Certification A/S vil overvåge fortsat overens­stem­melse ved overvågningsbesøg i virksom­heden, mindst 1 gang årligt.

Besøgene gennemføres efter en auditplan udarbejdet af ledende auditor. Planen sikrer, at ledelsessystemets elementer og processer bedømmes mindst en gang i gyldighedsperioden Ligeledes sikrer planen, at alle adresser omfattet af certifikatet besøges som specificeret i certificeringsgrundlaget. Yderligere detaljer afhænger i øvrigt af de specifikke regler, som FORCE Certification A/S har udarbejdet for den pågældende certificeringsstandard.

FORCE Certification A/S varsler virksomheden senest 2 uger før et overvågningsbesøg. Besøget gennem­føres i h. t. plan som omfatter dele af det samlede kravgrundlag.

Bliver FORCE Certification opmærksom på forhold, som kræver yderligere overvågningsbesøg, kan disse afholdes med kort varsel.

4.2 Fornyelse af certifikatet – Recertificering

Certifikater har en gyldighedsperiode på 3 år forudsat, at der gennemføres årlige overvågningsbesøg. Mindst 90 dage før gyldighedsperiodens udløb skal virksomheden tilkendegive, om certifikatet ønskes fornyet.

Ved fornyelsen etableres ny certificeringsaftale gældende for en ny periode på 3 år.

For certificering af kvalitetssystemer inden for den kommunale sagsbehandlign på natur og miljø­området i h.t. Lov 506 af 07/06/2006 har certifi­ka­ter en gyldighedsperiode på indtil 4 år, idet re­certificering skal gennemføres mindst hvert 4. år.

4.3 Ændringer af betydning for certificeringen

Hvis virksomheden i certifikatets gyldigheds-periode ønsker at gennemføre væsentlige systemmæssige ændringer, skal planer herfor straks fremsendes til FORCE Certification A/S.

Væsentlige ændringer inkluderer ændringer vedrørende:

  • Juridisk, kommerciel, organisatorisk status eller ejerskab
  • Organisation og ledelse, fx ændringer af ledende, beslutningstagende eller teknisk nøglepersonale
  • Personalestabens omfang
  • Kontaktadresser og omfattende adresser, herunder fysiske anlægsområder
  • Gyldighedsområde for opgaver under det certificerede ledelsessystem
  • Produktionsprocesser
  • Produkttyper og –områder

Ledende auditor vil vurdere, om ændringerne kan have betydning for certifikatets gyldighed og om ændringerne skal bedømmes ved et ekstra­ordinært opfølgningsbesøg hos virksomheden.

Mindre systemmæssige ændringer, fx ajourførte procedurer, formularer, referencer o.l., bedømmes ved førstkommende overvågningsbesøg.

4.4. Auditbesøg med kort varsel

Der kan være behov for gennemførelse af auditbesøg med kort varsel i forbindelse med:

  • Opfølgning på korrektioner/korrigerende handlinger
  • Opfølgning på eventuelle suspenderede certificeringer
  • Undersøgelse af eventuelle klager
  • Ændringer af certifikatets gyldighedsområde

Auditbesøg gennemføres med baggrund i program som modtages af virksomheden før besøget.

Auditbesøg afregnes efter timeforbrug og udlæg i h.t. gældende prisaftale, bortset fra auditbesøg jfr. punkt 2 oven for, som gennemføres uden beregning.

4.5 Uanmeldt auditbesøg

Der kan gennemføres uanmeldt anditbesøg i forbindelse med systemcertificeringer i h.t.:

Arbejdstilsynets BEK 100 af 31/01/2007, bilag 6 – som kræver, at det certificerende organ skal gennemføre uanmeldt besøg inden for certificeringsperioden
Europæiske direktiver, modul D, D1, E og H – som kræver, at uanmeldt besøg kan gennem­føres inden for certificeringsperioden.
Auditbesøget rapporteres til klienten.

5. Økonomi

5.1 Generelt

Vore ydelser er baseret på vor gældende prisliste.

5.2 Certificering

Certificeringsforløbet omfatter nedenstående aktiviteter:

  • informationsmøde (Ikke obligatorisk)
  • fase 1 besøg, inklusiv gennemgang af systemdokumentationen
  • fase 2 besøg
  • samlet bedømmelse
  • udstedelse af certifikat

For ydelserne afgiver FORCE Certification A/S et prisoverslag, baseret på gældende regler for akkrediteret certificering samt vor erfaring fra certificering af tilsvarende virksomheder. Dette overslag omfatter medgået tidsforbrug samt udgifter til rejser og evt. ophold iht. FORCE Certification’s gældende prisliste.

5.3 Vedligeholdelse

For opretholdelse af certificeringen foretager FORCE Certification regelmæssige overvåg­ningsbesøg mindst 1 gang årligt. Hyppigheden vil fremgå af certificeringsaftalen. Herfor faktureres medgåede timer, samt udgifter til rejser og evt. ophold, i h.t. FORCE Certification A/S’s gældende prisliste.

Før udløb af certifikatets gyldighedsperiode, gennemføres et recertificeringsbesøg som afregnes i henhold til ny certificeringsaftale.

5.4 Supplerende ydelser

Andre tjenesteydelser, som findes nødvendige af FORCE Certification A/S, eller ønskes af virksomheden, i forbindelse med den løbende tilpasning af certificeringen, afregnes efter gældende prisliste.

Hertil kommer udgifter til rejser og ophold iht. FORCE Certification A/S’s gældende prisliste.

6. Specielle forhold

Virksomheden skal ud over selve proceduren være opmærksom på de forhold der kan opstå i forbindelse med en certificeringsproces. Disse forhold er nøjere behandlet i vore specielle betingelser ABC-Sys.

Efterfølgende er til orientering resumeret nogle uddrag.

6.1 Suspendering og tilbagetrækning af certifikat

FORCE Certification A/S har til enhver tid ret til at suspendere certifikatet inden for gyldigheds­perioden, såfremt  dette misligholdes eller virksomheden måtte ønske dette, se nærmere I ABC-Sys .

Under suspenderingsperioden – normalt 90 dage – er kundens ledelsessystemcertificering midlertidigt ugyldig.

Status om suspendering vil være offentlig tilgængelig via FORCE Certification A/S’s hjemmeside under funktionen Søg systemcertfikater.

FORCE Certification A/S har til enhver tid ret til at trække certifikatet tilbage inden for gyldigheds­perioden i hvis den certificerede virksomhed undlader at rette op på de forhold der førte til suspendering inden for den tidsfrist der er fastsat af FORCE Certification A/S.

Straks efter meddelelse om tilbagetrækning er kundens ledelsessystemcertificering ugyldig og kunden skal straks returnere certifikatet til FORCE Certification A/S.

Status om tilbagetrækning vil være offentlig tilgængelig via FORCE Certification A/S’s hjemmeside under funktionen Søg systemcertfikater

Straks efter FORCE Certification A/S’s meddelelse til kunden om suspendering eller tilbagetrækning af kundens certificering, skal kunden ophøre med brug af FORCE Certification A/S’s mærke samt ophøre med brug af alt reklamemateriale, der henviser til certificeringen, herunder salgs­materiale, brochurer, hjemmeside m.v.

6.2 Ændringer af certifikatets gyldighedsområde

FORCE Certification A/S vil som svar på en ansøgning om udvidelse af gyldighedsområdet for en allerede tildelt certificering, gennemgå ansøgningen og afgøre, om der kræves audit­besøg for at beslutte om udvidelsen kan tildeles. Dette kan gøres i forbindelse med et overvåg­ningsbesøg.
Hvis FORCE Certification A/S erfarer, at kunden vedvarende eller i alvorlig grad ikke opfylder certificeringskravene til de pågældende dele af gyldighedsområdet, vil FORCE Certification A/S indskrænke gyldighedsområdet til ikke at omfatte de dele der ikke opfylder kravene.
Hvis FORCE Certification A/S indskrænker gyldighedsområdet, skal alt reklamemateriale rettes i henhold til det nye gyldighedsområde.

6.3 Regler for brug af certificeringsmærke

Enhver form for anvendelse af FORCE Certification A/S’s mærke kræver en skriftlig aftale med FORCE Certification A/S.

Krav til anvendelse af mærket fremgår af ABC-Sys.

Det fremhæves, at DANAK’s mærke ikke på nogen måde må andvendes af virksomheden.
Efter udstedelse af et certifikat i overens­stem­melse med et modul i henhold til Europæiske Direktiver, kan klienten anvende FORCE Certification’s identifikationsnummer 0200 på de produkttyper, der er omfattet af certifikatet.

Regler for mærkning af produkterne er angivet i de respektive EU Direktiver.

6.4 Fortrolighed

FORCE Certification A/S behandler alle oplys­ninger fortroligt i henhold til ABC-Sys.

6.5 Anke- og klageadgang

Det bemærkes, at en anke/klage skal fremsendes skriftligt inden 4 uger efter modtagelsen af afgørelsen eller certificeringsdatoen, se ABC-Sys.

Proceduren for en anke eller klage fremgår af vores hjemmeside under Klagevejledning.

6.6 Offentliggørelse

FORCE Certification A/S er forpligtet til med passende mellemrum at offentliggøre en oversigt med oplysninger om de registrerede certifikatindehavere, se ABC-Sys.

Anne Husted

Anne Husted

Salgschef