Certificeringsprocessen for systemcertificering

Hvordan foregår certificeringen – en orienterende beskrivelse

Sabine Møller Simonsen
Sales Executive
Phone: +45 4325 1450
e-mail: kundecenter@forcetechnology.com

1. Certificeringsområder

FORCE Certification A/S er akkrediteret af DANAK, Den Danske Akkrediteringsfond DANAK (medlem af European Accreditation–EA) til certificering iht.

DS/EN ISO 9001 og BEK om elevatorer (Reg.nr. 5008)
AQAP-2110 (Reg.nr. 5008)
DS/EN ISO 14001 og BEK om obligatorisk energiledelse i visse virksomheder (Reg.nr. 6005)
DS/EN ISO 45001 (Reg. nr. 6504)
DS/EN ISO 22000 (Reg. nr. 5008)
FSSC 22000 (Reg.nr. 5008)
DS/EN ISO 50001 og hhv. BEK om obligatorisk energiledelse i visse virksomheder og BEK om energieffektiviseringsordning for overskudsvarme (Reg.nr. 6005)
Trykudstyrsdirektivet PED, modul H (Reg. nr. 5008)
BEK 498/2024 om anvendelse af trykbærende udstyr, Egenkontrol jf. bilag 6 (Reg. nr. 5008).

FORCE Certification er udpeget som bemyndiget organ til at udføre certificering i h. t. Europæiske Direktiver, se Om FORCE Certification A/S.
Grundlaget for FORCE Certification’s arbejde med certificering af systemer/processer er Erhvervsministeriets lov om erhvervsfremme og tilhørende bekendtgørelser, herunder specielt kravene i DS/EN ISO/IEC 17021.

Certificeringerne baseres på den engelske tekst i standarderne.

2. Ansøgning og information

Virksomheder som ønsker certificering, skal være opmærksom på, at en certificering altid skal opfylde kravene angivet i de gældende standarder, akkrediteringskrav og guidelines. Når disse krav ændres, skal virksomheden implementere reglerne indenfor den i standarden/guidelinen fastsatte tidsfrist, for at opretholde certificeringen.

Sådanne ændringer kan også betyde, at den indgåede certificeringsaftale skal ændres.

FORCE Certification A/S vil meddele virksomheden omkring disse ændringer når vi selv er blevet bekendt hermed.

2.1 Ansøgning om certificering

På baggrund af oplysninger omkring certificeringens omfang og de legale krav, som virksomheden er underlagt, fremsender FORCE Certification A/S prisoverslag på certificering inklusiv overvågningsbesøg, til signering. Dette udgør herefter den formelle certificeringsaftale inclusive FORCE Certifications almindelige betingelser samt vore specielle betingelser for certificering af systemer ABC-Sys. FORCE Certification A/S udpeger et auditteam blandt personale godkendt af FORCE Certification A/S under hensyn til kompetence og eventuelle særlige forhold (bl.a. upartiskhed) for den aktuelle certificeringsopgave. Herudover kan deltage observatører (interne auditorer eller auditorer under oplæring) fra FORCE Certification A/S. Personalet præsenteres for virksomheden, som har mulighed for at gøre begrundet indsigelse mod valget.

I forbindelse med DANAK akkrediteret certificering skal virksomheden være opmærksom på, at FORCE Certification A/S er forpligtet til, på begæring, at give DANAK alle nødvendige oplysninger til brug for dets tilsyn med akkrediteringen, herunder oplysninger om takster og timepriser samt disses kalkulationsgrundlag.
Endvidere, at FORCE Certification A/S er forpligtet til at modtage tilsynsbesøg fra DANAK, og at virksomheden skal acceptere, at et tilsynsbesøg kan omfatte FORCE Certification’s akkrediterede aktiviteter hos virksomheden, d.v.s. deltagelse i auditering m.v. af virksomheden.

2.2 Myndighedskrav

I forbindelse med certificering skal FORCE Certification A/S sikre, at virksomheden før fase 2 besøget (se nedenfor) har indhentet information fra relevante myndigheder vedrørende aftaler og udestående forhold, der kan være relevante for certificeringen.

Virksomheden skal i forbindelse med fase 2 besøget kunne fremlægge dokument(er), som vedrører eventuelle aftaler, autorisation, godkendelser, påbud, forbud, tilsynsresultater og eventuelle udestående forhold, der er relevante for certificeringen.

3. Indledende certificering

Certificeringsprocessen gennemføres sædvanligvis i to faser, fase 1 og fase 2.

3.1 Fase 1 – Præaudit

Formålet med fase 1 er:

afklaring af ledelsessystemets omfang (organisatorisk/fysisk)
at sikre, at virksomheden har planlagt ledelsessystemet i overensstemmelse med krav herunder, at ledelsessystemet er dokumenteret i overensstemmelse med krav
etablering af grundlag for planlægning og gennemførelse af fase 2

Fase 1 omfatter en gennemgang af systemdokumentationen og et besøg hos virksomheden. I særlige tilfælde kan fase 1 gennemføres uden besøg hos virksomheden.

Fase 1 besøget rapporteres til virksomheden med angivelse af eventuelle problemområder og forbedringsområder. Korrektioner/ korrigerende handlinger skal være behandlet og lukket af virksomheden før fase 2 besøget.

I passende tid forud for fase 2 besøget modtager virksomheden en plan for gennemførelse af fase 2 besøget.

3.2 Fase 2 – Certificeringsaudit

Formålet med fase 2 certificeringsaudit er at bedømme:

om virksomhedens ledelsessystem er indarbejdet i overensstemmelse med krav
om virksomhedens ledelsessystemer implementeret og effektivt
om virksomhedens ledelsessystem kan realisere virksomhedens politik og målsætninger

Virksomheden har pligt til:

at forsyne auditteamet med informationer som gør det muligt at bedømme, om virksomhedens ledelsessystem er dokumenteret i overensstemmelse med krav
at give auditteamet adgang til faciliteter, personale og registreringer, således at teamet kan verificere, at virksomhedens system er indarbejdet og vedligeholdt
at samarbejde med auditteamet ved behandling af afvigelser.

Auditbesøget gennemføres i overensstemmelse med FORCE Certification A/S’s procedurer og vil indeholde følgende elementer:

indledende møde med virksomhedens øverste ledelse for at bekræfte gyldighedsområdet for certificeringen og tydeliggøre rapporteringsmetoden samt praktiske informationer omkring forløbet for fase 2. Mødet kan omfatte en kort
rundvisning på virksomheden, hvis dette ikke tidligere har fundet sted. På mødet deltager de guider, der skal ledsage auditorerne
auditering af virksomhedens processer ved interview af ledelse og medarbejdere
afsluttende møde, hvor auditresultater præsenteres for virksomhedens øverste ledelse

På det afsluttende møde vil ledende auditor:

præsentere auditresultater – herunder positive observationer, eventuelle afvigelser og forbedringsområder – med henvisning til krav
drøfte behovet for eventuelle korrektioner/korrigerende handlinger med virksomheden
præsentere forslag til tidsramme for behandling af eventuelle afvigelser

3.3 Afvigelser og problemområder

Dokumentation for eventuelle afvigelser og problemområder modtages af virksomheden ved afsluttende møde.

Dokumentation for virksomhedens behandling af rejste afvigelser/problemområder fremsendes til FORCE Certification A/S i h. t. fastlagt tidsramme – maksimalt 90 dage.

Det kan forekomme, at FORCE Certification A/S må gennemføre opfølgende besøg på virksomhedens anlægsområde med henblik på verifikation af korrektioner/korrigerende handlinger.

Korrektioner/korrigerende handlinger verificeres af FORCE Certification A/S således

Fase 1 besøg: Verifikation før fase 2 audit
Fase 2 besøg: Verifikation før sagsverifikation og certifikatudstedelse
Overvågningsbesøg: Verifikation inden for 90 dage
Recertificeringsaudit: Verifikation før sagsverifikation og certifikatudstedelse

Korrektioner og korrigerende handlinger skal være gennemført og verificeret inden for 90 dage efter afvigelser eller problemområder er rejst af FORCE Certification.

Ved meddelelse af store og kritiske afvigelser foretages en vurdering af om certificeringenkan opretholdes i perioden, hvor afvigelsen(-erne) behandles.

Hvis verifikation ikke kan gennemføres inden for 90 dage forbeholder FORCE Certification sig ret til at gennemføre ny bedømmelse, som kan omfatte besøg på virksomhedens anlægsområde.

3.4 Udstedelse af certifikat

Efter gennemførelse af fase 2 besøg og virksomhedens tilbagemelding vedrørende behandling af eventuelle afvigelser og bemærkninger, indstiller ledende auditor til den certificeringsansvarlige, at FORCE Certification A/S udsteder certifikat. Efter den certificeringsansvarliges verifikation udstedes certifikat til virksomheden.

Certifikatet omfatter bl.a. oplysninger om gyldighedsområde samt udløbsdato.

3.5 Virksomhedens systemdokumentation

Virksomhedens systemdokumentation bedømmes i forbindelse med fase 1 og fase 2 besøgene.

Dokumentationen kan kræves fremsendt til FORCE Certification A/S før besøgene.

Systemdokumentationen kan fremsendes som papirformat, via adgang til virksomhedens intranet eller på anden måde.

Opbevaring og ajourføring af systemdokumentationen i henhold til krav (fx PED, arkivering i 10 år) påhviler virksomheden.

En oversigt over udgåede systemdokumenter skal vedvarende være underlagt gældende dokumentstyring i virksomheden.

3.6 Multiple sites

FORCE Certification A/S tilbyder certificering efter multiple sites (multi-site) princippet med reduceret besøgsomfang.

Forudsætninger er, at virksomhedens:

aktiviteter styres af ét ledelsessystem som dækker flere ensartede anlægsområder
ledelsessystem administreres og auditeres centralt
ledelsessystem er underkastet central ledelsesevaluering
anlægsområder (alle) er blevet auditeret i overensstemmelse med den interne auditprocedure

Besøgsomfanget fastlægges efter anerkendte retningslinier (IAF MD 1:2018), herunder at:

anlægsområder udvælges tilfældigt (random) blandt ikke tidligere besøgte anlægsområder
hovedkontoret besøges hver gang

Eventuelle afvigelser eller bemærkninger som identificeres på ét anlægsområde behandles på alle berørte anlægsområder omfattet af certificeringen.

Såfremt der er indgået certificeringsaftale gældende for en periode på 3 år i henhold til multiple sites princippet, og virksomheden efter fase 2 besøget ønsker at fravælge et eller flere anlægsområder, som eventuelt ikke kan imødekomme krav, bortfalder den gældende certificeringsaftale. Der kan efterfølgende etableres fornyet certificeringsaftale på det ændrede grundlag med fornyet certificeringsproces som resultat.

4. Vedligehold af certificering

4.1 Overvågningsbesøg

Gyldigheden af certifikatet forudsætter, at virksomheden til enhver tid arbejder i overensstemmelse med politikken, systemdokumentationen, systemkrav, kontraktlige krav samt eventuelt legale bestemmelser. FORCE Certification A/S vil overvåge fortsat overensstemmelse ved overvågningsbesøg i virksomheden, mindst 1 gang årligt.

Besøgene gennemføres efter en auditplan udarbejdet af ledende auditor. Planen sikrer, at ledelsessystemets elementer og processer bedømmes mindst en gang i gyldighedsperioden Ligeledes sikrer planen, at adresser omfattet af certifikatet besøges som specificeret i certificeringsgrundlaget og iht. akkrediteringskravene. Yderligere detaljer afhænger i øvrigt af de specifikke regler, som FORCE Certification A/S har udarbejdet for den pågældende certificeringsstandard.

Tidspunkt for overvågningsbesøg aftales mellem FORCE Certification A/S og virksomheden. Besøget gennemføres i h. t. plan som omfatter dele af det samlede kravgrundlag.

Bliver FORCE Certification opmærksom på forhold, som kræver yderligere overvågningsbesøg, kan disse afholdes med kort varsel.

4.2 Fornyelse af certifikatet – Recertificering

Certifikater har en gyldighedsperiode på 3 år forudsat, at der gennemføres årlige overvågningsbesøg.

Ved fornyelsen etableres ny certificeringsaftale gældende for en ny periode på 3 år.

4.3 Ændringer af betydning for certificeringen

Hvis virksomheden i certifikatets gyldigheds-periode ønsker at gennemføre væsentlige systemmæssige ændringer, skal planer herfor straks fremsendes til FORCE Certification A/S.

Væsentlige ændringer inkluderer ændringer vedrørende:

Juridisk, kommerciel, organisatorisk status eller ejerskab
Organisation og ledelse, fx ændringer af ledende, beslutningstagende eller teknisk nøglepersonale
Personalestabens omfang
Kontaktadresser og omfattende adresser, herunder fysiske anlægsområder
Gyldighedsområde for opgaver under det certificerede ledelsessystem
Produktionsprocesser
Produkttyper og –områder

Ledende auditor vil vurdere, om ændringerne kan have betydning for certifikatets gyldighed og om ændringerne skal bedømmes ved et ekstraordinært opfølgningsbesøg hos virksomheden.

Mindre systemmæssige ændringer, fx ajourførte procedurer, formularer, referencer o.l., bedømmes ved førstkommende overvågningsbesøg.

4.4. Auditbesøg med kort varsel

Der kan være behov for gennemførelse af auditbesøg med kort varsel i forbindelse med:

Opfølgning på korrektioner/korrigerende handlinger
Opfølgning på eventuelle suspenderede certificeringer
Undersøgelse af eventuelle klager
Ændringer af certifikatets gyldighedsområde

Auditbesøg gennemføres med baggrund i auditplan som modtages af virksomheden før besøget.

Auditbesøg afregnes efter timeforbrug og udlæg i h.t. gældende prisaftale.

4.5 Uanmeldt auditbesøg

Der kan gennemføres uanmeldt auditbesøg i forbindelse med systemcertificeringer i h.t.:

BEK 498/2024 om anvendelse af trykbærende udstyr kræver, at det certificerende organ skal gennemføre uanmeldt besøg inden for certificeringsperioden.
Europæiske direktiver, som kræver, at uanmeldt besøg kan gennemføres inden for certificeringsperioden.

FSSC 22000 som kræver, at det certificerende organ kan gennemføre mindst 1 uanmeldt besøg inden for certificeringsperioden.

Auditbesøget rapporteres overfor kunden.

5. Økonomi

5.1 Generelt

Vore ydelser er baseret på vor gældende prisliste.

For certificeringsydelserne afgiver FORCE Certification A/S et prisoverslag, baseret på gældende regler for akkrediteret certificering samt vor erfaring fra certificering af tilsvarende virksomheder. Dette overslag omfatter medgået tidsforbrug samt udgifter til rejser og evt. ophold iht. FORCE Certification’s gældende prisliste.

5.2 Vedligeholdelse af certificering

For opretholdelse af certificeringen foretager FORCE Certification regelmæssige overvågningsbesøg mindst 1 gang årligt. Hyppigheden vil fremgå af certificeringsaftalen. Herfor faktureres medgåede timer, samt udgifter til rejser og evt. ophold, i h.t. FORCE Certification A/S’s gældende prisliste.

Før udløb af certifikatets gyldighedsperiode, gennemføres et recertificeringsbesøg som afregnes i henhold til aftale.

5.3 Supplerende ydelser

Andre tjenesteydelser, som findes nødvendige af FORCE Certification A/S, eller ønskes af virksomheden, i forbindelse med den løbende tilpasning af certificeringen, afregnes efter gældende prisliste.

Hertil kommer udgifter til rejser og ophold iht. FORCE Certification A/S’s gældende prisliste.

6. Specielle forhold

Virksomheden skal ud over selve proceduren være opmærksom på de forhold der kan opstå i forbindelse med en certificeringsproces. Disse forhold er nøjere behandlet i vore specielle betingelser ABC-Sys.

Efterfølgende er til orientering resumeret nogle uddrag.

6.1 Suspendering og tilbagetrækning af certifikat

FORCE Certification A/S har til enhver tid ret til at suspendere certifikatet inden for gyldighedsperioden, såfremt dette misligholdes eller virksomheden måtte ønske dette, se nærmere I ABC-Sys .

Under suspenderingsperioden – normalt maksimalt 90 dage – er kundens ledelsessystemcertificering midlertidigt ugyldig.

Status om suspendering vil være offentlig tilgængelig via FORCE Certification A/S’s hjemmeside under funktionen Søg systemcertfikater.

FORCE Certification A/S har til enhver tid ret til at trække certifikatet tilbage inden for gyldighedsperioden i hvis den certificerede virksomhed undlader at rette op på de forhold der førte til suspendering inden for den tidsfrist der er fastsat af FORCE Certification A/S.

Straks efter meddelelse om tilbagetrækning er kundens ledelsessystemcertificering ugyldig.

Status om tilbagetrækning vil være offentlig tilgængelig via FORCE Certification A/S’s hjemmeside under funktionen Søg systemcertfikater

Straks efter FORCE Certification A/S’s meddelelse til kunden om suspendering eller tilbagetrækning af kundens certificering, skal kunden ophøre med brug af FORCE Certification A/S’s mærke samt ophøre med brug af alt reklamemateriale, der henviser til certificeringen, herunder salgsmateriale, brochurer, hjemmeside m.v.

6.2 Ændringer af certifikatets gyldighedsområde

FORCE Certification A/S vil som svar på en ansøgning om udvidelse af gyldighedsområdet for en allerede tildelt certificering, gennemgå ansøgningen og afgøre, om der kræves auditbesøg for at beslutte om udvidelsen kan tildeles. Dette kan gøres i forbindelse med et overvågningsbesøg.
Hvis FORCE Certification A/S erfarer, at kunden vedvarende eller i alvorlig grad ikke opfylder certificeringskravene til de pågældende dele af gyldighedsområdet, vil FORCE Certification A/S indskrænke gyldighedsområdet til ikke at omfatte de dele der ikke opfylder kravene.
Hvis FORCE Certification A/S indskrænker gyldighedsområdet, skal alt reklamemateriale rettes i henhold til det nye gyldighedsområde.

6.3 Regler for brug af certificeringsmærke

I forbindelse med fremsendelsen af certifikat pr. mail til virksomheden vedhæftes Force Certificerings certificeringsmærke.

Krav til anvendelse af mærket fremgår af ABC-Sys.

Det fremhæves, at DANAK’s mærke ikke på nogen måde må anvendes af virksomheden.
Efter udstedelse af et certifikat i overensstemmelse med et modul i henhold til Europæiske Direktiver, kan klienten anvende FORCE Certification’s identifikationsnummer 0200 på de produkttyper, der er omfattet af certifikatet.

Regler for mærkning af produkterne er angivet i de respektive EU Direktiver.

Efter udstedelse af FSSC 22000-certifikat kan virksomheden anvende FSSC-certificeringsmærke. Nærmere oplysninger herom på FSSC’s hjemmeside.

6.4 Fortrolighed

FORCE Certification A/S behandler alle oplysninger fortroligt i henhold til ABC-Sys.

6.5 Anke- og klageadgang

Det bemærkes, at en anke/klage skal fremsendes skriftligt inden 4 uger efter modtagelsen af afgørelsen eller certificeringsdatoen, se ABC-Sys.

Proceduren for en anke eller klage fremgår af vores hjemmeside under Klagevejledning.

6.6 Offentliggørelse

FORCE Certification A/S er forpligtet til med passende mellemrum at offentliggøre en oversigt med oplysninger om de registrerede certifikatindehavere, se ABC-Sys.